Як відомо, договір є найважливішим засобом регулювання майнових і відповідних немайнових правовідносин, що виникають між їх учасниками.
Успішне ведення підприємницької діяльності в значній мірі залежить від того, наскільки укладений договір відповідає чинному законодавству та захищає інтереси сторін.
Відповідно до підпункту 6 пункту 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 року № 1040, юридична служба підприємства організовує роботу, пов’язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні контролю за виконанням, дає правову оцінку проектам таких договорів (контрактів). Проекти договорів (контрактів) погоджуються (візуються) юридичною службою за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують.
У випадках, коли юридична служба не приймає участь у підготовці документів правового характеру з питань укладання та виконання договорів, вона повинна перевіряти відповідність вимогам законодавства проектів таких документів.
Юридична служба, отримавши від структурного підрозділу складений проект господарського або іншого договору для перевірки і впевнившись, що він складений по суті, формі, відповідає основним вимогам чинного законодавства, що він не містить незаконних положень та умов (наприклад, умови, обмежуючі відповідальність контрагентів, вказівки про звільнення від відповідальності порушника договірної дисципліни), погоджений і завізований всіма зацікавленими структурними підрозділами, візує його.
При візуванні проекту договору юридична служба повинна звернути увагу не лише на відповідність його чинному законодавству, а й на відображення в ньому як правових, так і економічних та фінансових умов, необхідних для забезпечення виконання договірних зобов’язань, повноту і чіткість викладання змісту договору, не допускаючи різних тлумачень, а також на своєчасність оформлення проекту договору.
Працівники юридичної служби разом з іншими структурними підрозділами розробляють зразки правових документів (договорів, актів прийому продукції (товарів) по кількості та якості) для використання в роботі по укладанню та виконанню договорів. При підготовці таких зразків необхідно керуватися нормативно-правовими актами, типовими, примірними договорами, методичними рекомендаціями органів юстиції та вищестоящих організацій.
Для надання допомоги доцільно також підготувати для кожного підрозділу зразки правових документів, які найчастіше використовуються ними в договірній роботі.
Необхідно вживати певні заходи для використання відповідними підрозділами у своїй практичній діяльності зазначених зразків правових документів. Зазначені зразки документів повинні своєчасно приводитися у відповідність до вимог чинного законодавства та умов договору.
Як свідчить практика реєстрацію, облік та збереження укладених господарських договорів доцільно покладати на спеціалістів бухгалтерської, економічної та інших служб. Бажано, щоб бухгалтерія або інший структурний підрозділ згідно з наказом (розпорядженням, рішенням або постановою) по суб’єкту господарювання реєстрували договори в журналах довільної форми (спеціальна форма реєстрації не встановлена для всіх видів господарських договорів). Практика договірної роботи свідчить про необхідність включення до журналу реєстрації договорів таких реквізитів: порядковий номер; назва структурного підрозділу, який сприяв укладанню договору; назва господарського суб’єкта, з яким укладено договір, його адреса, поштові та банківські реквізити; код організації; номер, число та зміст договору (предмет); сума договору, строки дії та виконання договору; дата погодження з відповідними структурними підрозділами, в тому числі з юридичною та бухгалтерськими службами; зміст і наслідки переддоговірного спору; відмітка про перевірку виконання договору; відмітка про стягнення штрафних санкцій.
Перед початком укладання господарських договорів на наступний рік рекомендується провести нараду (семінар) за участю керівників підрозділів та працівників, які безпосередньо приймають участь у договірній роботі. При можливості бажано запрошувати для участі в нараді працівників господарського суду. Ініціатором цих заходів виступає юридична служба, працівники якої приймають активну участь в організації та проведенні зазначеної наради (семінару). На цій нараді рекомендується, використовуючи матеріали узагальнення практики договірної та претензійної роботи за минулий період, проаналізувати недоліки та упущення, що допускаються окремими підрозділами (посадовими особами).
Матеріали наради використовуються в практичній роботі з тим, щоб виключити повторення помилок в новому господарському році.
Юридична служба разом з іншими підрозділами приймає участь в організації роботи по укладанню господарських договорів на підприємстві.
Працівникам юридичних служб, виходячи із необхідності встановлення більш раціональних договірних відносин, потрібно брати участь у визначенні структури договірних зв'язків підприємства. При цьому необхідно врахувати, що структура договірних відносин залежить від спеціалізації даного підприємства, його структури (наявності у складі виробничого об'єднання самостійних підприємств, виробничих одиниць, підвідомчих управлінь) та розмежування функцій між його господарськими підрозділами, тощо.
Юридична служба при укладанні договорів зобов’язана керуватися законами, інструкціями, іншими нормативно-правовими актами, які визначають порядок і строки укладання конкретних видів договорів. Порядок укладання договорів передбачений главою 53 Цивільного кодексу України та главою 20 Господарського кодексу України.
Найбільш важливі і складні договори повинні укладатися суб’єктами господарювання з урахуванням чинних типових договорів, затверджених (схвалених) відповідними органами держави. Типові договори передбачають права і обов’язки сторін, порядок виконання договору, відповідальність за невиконання або неналежне виконання зобов’язань та інших умов, які є обов'язковими для сторін при укладанні договорів конкретними юридичними особами та за участю громадян. Такі договори можуть бути змінені за письмовим погодженням між сторонами.
Обов’язково в договорі повинні бути передбачені рік, місяць, дата і місце його укладання, повне найменування сторін, назва договору; документ, що підтверджує повноваження керівників або їх заступників, які мають право на підписання договору, ким видано, номер і дата видачі; предмет, мета укладання договору; загальна сума договору; порядок розгляду спору і яким судом (органом) він буде розглядатись; якими законодавчими та нормативними актами керуватимуться сторони при укладанні договору; конкретні поштові і банківські реквізити; коди кожної сторони; юридичні адреси сторін, посади та підписи сторін, скріплення договору печатками кожною стороною.
Юридична служба після отримання проекту договору, перевіряє його на відповідність вимогам чинного законодавства та переконується в тому, що він оформлений правильно по суті та по формі і візує його.
В тих випадках, коли структурний підрозділ підприємства має зауваження по умовах договору, він оформляється з протоколом розбіжностей.
Розглядаючи зауваження контрагента, викладені у протоколі розбіжностей, працівникам юридичної служби слід звертати увагу на законність та вмотивованість запропонованих зауважень, а також заперечення на них з боку зацікавлених підрозділів підприємства.
В разі необхідності, юридична служба пропонує по проектах найбільш важливих господарських договорів проводити наради у керівника підприємства. Договірні документи необхідно візувати юридичній службі тільки при наявності візи всіх зацікавлених підрозділів.
При порушенні встановлених строків оформлення договору, працівники юридичної служби повідомляють про це відповідний підрозділ, а також керівника підприємства. Тільки після того, як проект договору буде завізований юридичною службою, він передається у встановленому порядку керівнику підприємства на підпис.
Юридична служба разом з зацікавленими структурними підрозділами повинна вживати заходи для досудового врегулювання розбіжностей.
При врегулюванні виниклих розбіжностей юридичній службі підприємства необхідно керуватися нормативно-правовими актами, які регулюють порядок укладання, зміни та розірвання відповідних видів господарських договорів (поставки, підряду на капітальне будівництво, тощо). Якщо чинним на території України законодавством, що регулює конкретний вид господарських відносин, не передбачений порядок врегулювання розбіжностей, які виникли при укладанні, зміні чи розірванні окремих видів договорів, порядок досудового врегулювання спорів визначається Господарським процесуальним кодексом України (Розділ ІІ). Необхідно мати на увазі, що по окремих видах договорів існує особливий порядок врегулювання розбіжностей, зокрема, при укладанні договорів з транспортними організаціями.
Розбіжності, що виникають між підприємствами при укладанні господарських договорів, розглядаються керівниками чи заступниками керівників підприємств або за їх дорученням іншими особами.
За наявності заперечень щодо окремих умов договору, підприємство, яке одержало проект договору, складає протокол розбіжностей, про що робиться застереження у договорі та у 20-денний строк надсилає другій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом з підписаним договором.
Підприємство, яке одержало протокол розбіжностей, зобов'язане протягом 20 днів розглянути його, вжити заходи щодо врегулювання розбіжностей з другою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції, а ті розбіжності, що залишилися неврегульованими, передати в цей же строк до суду, якщо на це є згода другої сторони.
У разі досягнення сторонами згоди щодо всіх або окремих умов, зазначених у протоколі розбіжностей, така згода повинна бути підтверджена у письмовій формі (протоколом узгодження розбіжностей, листами, телеграмами, телетайпограмами тощо).
Якщо сторона, яка одержала протокол розбіжностей щодо умов договору, заснованого на державному замовленні або такого, укладення якого є обов'язковим для сторін на підставі закону, або сторона - виконавець за договором, що в установленому порядку визнаний монополістом на певному ринку товарів (робіт, послуг), яка одержала протокол розбіжностей, не передасть у зазначений 20-денний строк до суду розбіжності, що залишилися неврегульованими, то пропозиції другої сторони вважаються прийнятими.
У разі якщо сторони не досягли згоди з усіх істотних умов господарського договору, то такий договір вважається неукладеним (таким, що не відбувся). Якщо одна із сторін здійснила фактичні дії щодо його виконання, правові наслідки таких дій визначаються нормами Цивільного кодексу України.
Спори, що виникають при укладанні господарських договорів за державним замовленням, або договорів, укладення яких є обов'язковим на підставі закону та в інших випадках, встановлених законом, розглядаються судом. Інші переддоговірні спори можуть бути предметом розгляду суду у разі якщо це передбачено угодою сторін або якщо сторони зобов'язані укласти певний господарський договір на підставі укладеного між ними попереднього договору.
День набрання чинності рішенням суду, яким вирішено питання щодо переддоговірного спору, вважається днем укладення відповідного господарського договору, якщо рішенням суду не визначено інше.
У процесі укладання договорів юридична служба постійно надає методичну допомогу підрозділам, які виконують договірну роботу, дає роз'яснення та консультації з питань застосування чинного законодавства.
Юридична служба разом з іншими структурними підрозділами приймає участь в організації та здійсненні контролю за виконанням господарських договорів.
Юридичній службі рекомендується приймати участь у розробці ефективних форм забезпечення контролю за виконанням зобов'язань по договору. Так, за договором поставки необхідно організувати контроль за виконанням договірних зобов'язань підприємством і його контрагентами з обліком діючого порядку оцінки виробничої діяльності підприємства по виконанню завдань та зобов'язань щодо поставки продукції в кількості, в строки та по номенклатурі (в асортименті) у відповідності з укладеними договорами.
Доцільно організувати на підприємстві облік виконання зобов'язань всіх постачальників та покупців, повному асортименту (номенклатурі) продукції та строках поставки. Форми такого обліку можуть бути різноманітними. При цьому необхідно враховувати, що облік виконання зобов'язань контрагентами за договорами бажано групувати по постачальниках, а виконання зобов'язань за видами продукції (по номенклатурі, асортименту). Необхідно добиватися уніфікації форм оперативного обліку та підвищення механізації цих робіт.
Контроль за виконанням інших господарських договорів може бути організований відповідно до вказаної форми.
На підприємствах, де укладається велика кількість договорів, рекомендується запропонувати організацію контролю за їх виконанням з використанням обчислювальної техніки, оскільки механізація обліку виконання зобов'язань по договорах повністю звільняє працівників багатьох структурних підрозділів від ведення журнального чи карткового оперативного обліку та прискорює одержання вихідних даних про результати виконання договірних зобов'язань.
Юридичній службі доцільно, в окремих випадках, здійснювати безпосередній контроль за виконанням господарських договорів на підприємстві, якщо для цього є необхідні умови (відповідний чисельний склад та об'єм договірної роботи, який дозволяє прийняти на себе цю функцію). Для забезпечення такого контролю необхідно перевірити дотримання договірної дисципліни в структурних підрозділах, отримати від них у встановленому порядку відповідні дані про порушення договірних зобов'язань.
Юридична служба перевіряє дотримання законодавства про порядок прийому продукції і товарів по кількості та якості, а також здійснює контроль за належним оформленням актів прийому.
У випадках виявлення фактів порушення договірних зобов'язань юридичній службі необхідно вжити заходи по їх усуненню. При домовленості між сторонами необхідно застосовувати заходи досудового врегулювання спору шляхом пред'явлення претензій. Претензії, які готують підрозділи підприємства, а також відповіді на претензії, які пред'явлені до підприємства, повинні передаватися юридичній службі на візування.
Юридичній службі необхідно контролювати дотримання структурними підрозділами підприємства претензійного порядку, встановленого розділом ІІ «Досудове врегулювання господарських спорів» Господарського процесуального кодексу України та наказом (інструкцією) підприємства.
Про факти ухилення чи несвоєчасного пред'явлення претензій до контрагента юридична служба повідомляє керівництво підприємства для прийняття необхідних заходів.
У тих випадках, коли пред'явлені претензії необґрунтовано відхилені або не задоволені контрагентами у встановлені строки, юридична служба повинна підготувати позовні матеріали до господарського суду.
При надходженні копії позовної заяви від контрагентів юридична служба разом з зацікавленими підрозділами готує мотивований відзив для направлення його в господарський суд.
| 
